EU AI Act
in der Hotellerie:
Was jetzt für Ihr Hotel gilt.

Seit dem 2. August 2026 gilt der grösste Teil des EU AI Act. In vielen Hotels arbeitet KI längst mit: im Chatbot auf der Website, im Revenue Management, bei Übersetzungen, bei der Bildbearbeitung und immer öfter bei der Vorauswahl von Bewerbungen. Dieser Beitrag ordnet ein, welche dieser Anwendungen die Verordnung berührt, welche Pflichten daraus für ein Hotel folgen und wie man in fünf Schritten Ordnung schafft.

Grundlage ist die Verordnung (EU) 2024/1689, im Wortlaut abrufbar bei EUR-Lex.

Der Zeitplan auf einen Blick

• 1. August 2024: Die Verordnung tritt in Kraft.
• 2. Februar 2025: Verbotene Praktiken gelten, dazu die Pflicht zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden (Artikel 4).
• 2. August 2025: Regeln für grosse KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck, dazu die Sanktionen.
• 2. August 2026: Transparenzpflichten nach Artikel 50 und die Pflichten für Hochrisiko-Systeme aus Anhang III, etwa im Personalbereich.
• 2. August 2027: Hochrisiko-Systeme, die Teil regulierter Produkte sind.

Die EU hat im Rahmen des sogenannten Digital-Omnibus über eine Verschiebung einzelner Hochrisiko-Fristen beraten. Wer ein System aus dem Personalbereich einführt, prüft deshalb vorher den aktuellen Stand.

Welche Rolle ein Hotel spielt

Die Verordnung unterscheidet vor allem zwei Rollen. Der Anbieter entwickelt ein KI-System und bringt es auf den Markt, er trägt die meisten Pflichten. Der Betreiber setzt ein fremdes System in eigener Verantwortung ein. Ein Hotel, das einen Chatbot, ein Revenue-Management-System oder ein Bewerbertool einkauft, ist in aller Regel Betreiber.

Zum Anbieter wird ein Hotel erst, wenn es ein System selbst entwickeln lässt und unter eigenem Namen einsetzt, oder ein Hochrisiko-System wesentlich verändert. Für Hotelgruppen mit eigener Software lohnt sich diese Frage.

Wie KI im Hotel eingestuft wird

Die Verordnung arbeitet mit Risikostufen. Für die Hotellerie ergibt sich ungefähr folgendes Bild.

Kaum Pflichten: der grösste Teil des Alltags. Revenue Management und Dynamic Pricing, Übersetzungen, Textentwürfe für den internen Gebrauch, Energiesteuerung, Prognosen für Einkauf und Housekeeping. Hier gilt vor allem die allgemeine Pflicht zur KI-Kompetenz, dazu kommen wie bisher Datenschutz und Wettbewerbsrecht.

Transparenz: alles, was mit Gästen spricht oder für Gäste erzeugt wird. Ein Chatbot oder KI-Concierge muss erkennbar machen, dass der Gast mit einer Maschine spricht. KI-generierte Bilder, Videos und Tonaufnahmen, die echt wirken, sind zu kennzeichnen. Bei Texten entfällt die Kennzeichnung, wenn ein Mensch sie geprüft hat und redaktionell verantwortet. Die Einzelheiten dazu stehen im Beitrag KI-Inhalte kennzeichnen.

Hochrisiko: KI im Personalbereich. Anhang III nennt Systeme, die Bewerbungen filtern oder bewerten, über Beförderung oder Kündigung mitentscheiden, Aufgaben nach Verhalten oder persönlichen Merkmalen zuteilen oder Leistung und Verhalten überwachen. Ein Dienstplan nach Verfügbarkeit fällt nicht darunter, eine Schichtvergabe nach ausgewerteter Leistung sehr wohl. Für den Betreiber gilt dann Artikel 26:

• das System nach der Gebrauchsanweisung des Anbieters einsetzen
• eine fachkundige Person mit der menschlichen Aufsicht betrauen
• den Betrieb überwachen und Auffälligkeiten dem Anbieter melden
• die automatisch erzeugten Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren
• Mitarbeitende und ihre Vertretung vor dem Einsatz informieren

Verboten: wenige Praktiken, die aber klar. Dazu gehört die Erkennung von Emotionen am Arbeitsplatz, ausser aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Eine Kamera- oder Sprachanalyse, die die Stimmung von Mitarbeitenden an der Rezeption auswertet, ist damit ausgeschlossen. Ebenso verboten sind manipulative Techniken und die Bewertung von Menschen nach ihrem sozialen Verhalten.

KI-Kompetenz ist bereits Pflicht

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4, dass Mitarbeitende, die mit KI arbeiten, ausreichend geschult sind. Gemeint ist ein Verständnis für Möglichkeiten, Grenzen und Risiken der eingesetzten Werkzeuge, abgestimmt auf ihre Aufgabe. Eine Rezeptionistin, die Gästeanfragen mit KI beantwortet, braucht anderes Wissen als der Revenue Manager.

Praktisch heisst das: eine kurze, dokumentierte Einweisung je Werkzeug, eine interne Regel, welche Daten in welche Systeme dürfen, und eine Ansprechperson für Fragen. Die Dokumentation hilft, falls später jemand fragt.

Und die Schweiz?

Die Verordnung gilt auch für Betreiber ausserhalb der EU, sobald das Ergebnis eines KI-Systems in der EU verwendet wird. Ein Schweizer Hotel, das mit einem Chatbot Gäste aus Deutschland oder Österreich bedient oder Bilder für diesen Markt veröffentlicht, ist damit betroffen. Der Bundesrat hat im Februar 2025 entschieden, die KI-Konvention des Europarats zu übernehmen und das Schweizer Recht punktuell anzupassen. Ein eigenes Gesetz nach dem Muster des AI Act ist bislang nicht vorgesehen.

Was ein Verstoss kosten kann

Artikel 99 staffelt die Bussen nach Schwere. Für verbotene Praktiken bis 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, für Verstösse gegen die Pflichten von Betreibern und die Transparenzpflichten bis 15 Millionen Euro oder 3 Prozent, für falsche Angaben gegenüber Behörden bis 7,5 Millionen Euro oder 1 Prozent. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt jeweils der niedrigere der beiden Beträge. Wie streng die nationalen Behörden vorgehen, zeigt sich erst in den kommenden Monaten.

In fünf Schritten zur Ordnung

1. Inventar. Alle KI-Werkzeuge im Haus auflisten, auch die eingebauten: Funktionen im PMS, im Revenue-Management-System, im Bewerbertool, im Bildprogramm, im Website-Chat. Die meisten Betriebe finden hier mehr, als sie erwartet haben.

2. Einstufung. Für jedes Werkzeug festhalten, ob das Hotel Betreiber oder Anbieter ist und in welche Stufe es fällt.

3. Transparenz umsetzen. Chatbot mit klarem Hinweis versehen, KI-Bilder auf Website, Buchungsplattformen und Social Media kennzeichnen.

4. Personal-Anwendungen prüfen. Beim Anbieter die Konformität und die Gebrauchsanweisung anfordern, eine verantwortliche Person benennen, Mitarbeitende informieren, Protokolle aufbewahren.

5. Schulen und dokumentieren. Kurze Einweisungen je Werkzeug, eine Seite interne Regeln, ein Ordner mit allem. Das deckt Artikel 4 ab und schafft Ruhe im Team.

Häufige Fragen

Muss ein Hotel seine Preisgestaltung per KI offenlegen?
Nach dem AI Act nicht. Revenue Management und Dynamic Pricing gehören zu keiner Hochrisiko-Gruppe. Die Preisangaben müssen wie bisher dem Wettbewerbs- und Konsumentenrecht entsprechen.

Reicht ein Hinweis im Impressum für KI-Bilder?
In der Regel nicht. Der Hinweis gehört dorthin, wo das Bild erscheint, und muss beim ersten Kontakt erkennbar sein.

Darf ein Hotel KI für die Vorauswahl von Bewerbungen nutzen?
Ja, als Hochrisiko-Anwendung mit den Pflichten aus Artikel 26: menschliche Aufsicht, Information der Bewerbenden und Mitarbeitenden, Aufbewahrung der Protokolle.

Gilt der AI Act für ein kleines Familienhotel?
Ja, die Pflichten hängen am Einsatz der KI und nicht an der Grösse des Betriebs. Bei den Bussen gilt für kleine und mittlere Unternehmen der niedrigere Betrag.